Existe una tendencia a asumir que la principal razón de la pérdida de productividad en el trabajo es la mala organización del tiempo o la procrastinación. Es decir, guardando las tareas pendientes para más adelante. Sin embargo, un estudio El estudio realizado por la plataforma de gestión de proyectos Lokalise ha descubierto una razón sorprendente por la que la jornada laboral no es tan satisfactoria como nos gustaría: en el trabajo diario se utilizan demasiadas aplicaciones y herramientas digitales.
Este fenómeno ha sido denominado “Fatiga de las herramientas en línea» o fatiga por exceso de herramientas digitales. Según los resultados de la encuesta de Lokalise, ocurre exactamente lo contrario y la productividad disminuye cuando se utilizan demasiadas aplicaciones de mensajería, correo electrónico, gestión de datos o gestión de proyectos en lugar de contribuir a una mayor productividad.
Imposible concentrarse. Según datos del estudio Lokalise, basado en las opiniones de más de 1.000 oficinistas de EE. UU. de diversos ámbitos profesionales, estos empleados experimentan cada día constantes dificultades para concentrarse cuando reciben un mensaje en la aplicación de mensajería del trabajo, tienen que responder un correo electrónico, etc.
Los datos muestran que el 17% de los encuestados cambian entre pestañas, aplicaciones o plataformas más de 100 veces en un solo día laboral. El 56% de los trabajadores encuestados aseguró a la plataforma que la fatiga de las herramientas, como algunas cosas, como cambiar entre ellas y las notificaciones, impactan negativamente en su concentración y productividad.
Dos semanas entre aplicaciones. De media, los empleados pierden una media de 51 minutos debido a este cambio constante entre aplicaciones y atención a las notificaciones, aunque un 22% afirma que el tiempo perdido asciende a más de dos horas semanales.
Esta cifra puede parecer pequeña, pero si se suma este tiempo de todos los empleados de una empresa y se calcula durante un año completo de trabajo, representa una pérdida anual de entre una semana y dos semanas y media de tiempo improductivo. Todo esto por algo tan trivial como pulsar en una ventana para cambiar de aplicación.
Demasiadas aplicaciones. El 55% de los participantes dice utilizar entre tres y cinco aplicaciones informáticas en su trabajo diario, mientras que el 31% de los trabajadores dice utilizar entre seis y diez aplicaciones en su trabajo.
Los datos de uso recopilados muestran que las herramientas de correo electrónico son las herramientas de productividad que consumen más tiempo con un 47%, seguidas de las aplicaciones de mensajería profesionales como Slack, Teams o Discord con un 35%. Sorprendentemente, las herramientas de videollamadas, en las que se basan la mayoría de las reuniones, ocupan el tercer lugar en términos de tiempo invertido con un 22%. Otras aplicaciones más específicas como la agenda, los sistemas de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.) o sistemas de soporte y asistencia como Asana, Jira, Zendesk o Salesforce suponen menos del 17%.
Cambiar de aplicación es como cambiar de tarea. Aunque forma parte de resolver una única tarea, cambiar constantemente entre aplicaciones produce un efecto cognitivo similar a la multitarea.
Cuando se cambia el entorno gráfico, características y funcionamiento de cada plataforma, el cerebro tarda un cierto tiempo en procesar el cambio, rompiendo la inercia de concentración que logra al realizar una tarea específica en una de las herramientas. Este efecto de cambio constante provoca fatiga mental y hace que el cerebro tarde varios minutos en reenfocarse en la tarea principal después de cada interrupción.
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